Vilkår for townhall

1.Om townhall og os

1.1Hvem vi er

townhall er en gratis deleplads for medarbejdere i de 98 danske kommuner og de gæster, de inviterer. townhall drives af:

• Virksomhed: Progressify ApS (binavn: komplai ApS)
• CVR-nummer: 40351981
• Adresse: Stampesgade 4, 5. th., 1702 København V
• E-mail: townhall@komplai.dk

I vilkårene betyder "vi", "os" og "komplai" Progressify ApS (binavn: komplai ApS). "Du" er den, der bruger townhall.

1.2Aftalen

Vilkårene her er aftalen mellem dig og os om brugen af townhall. Retningslinjerne er en del af aftalen. Privatlivspolitikken forklarer, hvordan vi behandler dine oplysninger.

Dette er version 1 af vilkårene. Tidligere versioner finder du på /vilkaar/versioner, og vilkårene kan hentes maskinlæsbart på /vilkaar.json.

1.3Accept

Du accepterer vilkårene og retningslinjerne, første gang du logger ind, og igen, hver gang vi har ændret dem (se afsnit 13). Du kan ikke bruge townhall uden at have accepteret den gældende version.

2.Hvem kan bruge townhall

2.1Kommunale medarbejdere

Du kan logge ind med din arbejdsmail fra en af de 98 danske kommuner. Vi afgør ud fra domænet i din mailadresse, hvilken kommune du hører til. Mangler din kommunes domæne, så skriv til os.

2.2Gæster

Andre kan kun bruge townhall, hvis ejeren eller en moderator af en gruppe har inviteret dem til netop den gruppe med en personlig invitation til deres mailadresse (se 4.6). En gæst kan kun se og deltage i de grupper, gæsten er inviteret til, kan ikke oprette grupper og står altid med "Gæst" og sit maildomæne ved navnet, fx "Gæst · firma.dk".

2.3Medarbejdere hos komplai

Medarbejdere hos komplai kan også bruge townhall. De står altid med "komplai" ved navnet. Nogle af dem er administratorer, se 4.8.

2.4Til brug i arbejdet

townhall er til brug i dit arbejde. Du skal være fyldt 18 år.

2.5Når adgangen ophører

Din ret til at bruge townhall som kommunal medarbejder ophører, når du ikke længere er ansat i kommunen, også selv om du stadig kan modtage mail på adressen. En gæsts adgang ophører, når invitationen bliver trukket tilbage, eller gæsten ikke længere er medlem af nogen gruppe.

2.6Dit login er dit eget

Du logger ind med et link, vi sender til din mail. Del ikke login-links med andre, og giv ikke andre adgang til din mailboks eller din konto. Hver person har sin egen konto.

3.Konto og identitet

3.1Dit rigtige navn

Du skal bruge dit rigtige for- og efternavn. Du kan tilføje din jobtitel.

3.2Mærkatet ved dit navn

Ud fra din mailadresse viser vi, hvilken kommune du kommer fra, at du er gæst, eller at du er fra komplai. Du kan ikke selv ændre det.

3.3Det står ved alt, du deler

Dit navn, dit mærkat og en eventuel jobtitel står ved alt, du skriver og deler, og kan ses af alle, der kan se indholdet. Skifter du navn, gemmer vi det gamle navn i en log.

4.Grupper, synlighed og roller

4.1Kommune-rum

Hver kommune har sit eget rum. Det bliver oprettet, første gang en medarbejder fra kommunen logger ind, og det er privat fra start. Den første fra kommunen, der gør sin profil færdig, bliver ejer af rummet og kan udpege moderatorer. Man kan ikke forlade sin egen kommunes rum.

4.2Flytning af ejerskab

Et medlem fra kommunen kan bede komplai om at flytte ejerskabet af kommunens rum, via siden om ejerskab i rummets indstillinger. Vi flytter kun ejerskab på en anmodning fra townhall, ikke på en mail, fordi en mail kan være forfalsket.

4.3Emnegrupper

Kommunale medarbejdere og komplai kan oprette emnegrupper. Den, der opretter en gruppe, er ejer af den. Ejeren kan udpege moderatorer og overdrage ejerskabet til et andet medlem.

4.4Synlighed

En gruppe har en af tre synligheder:

• Privat: Kun medlemmerne kan se gruppen og dens indhold. Man bliver medlem ved invitation.
• Begrænset: Alle kommunale medarbejdere og komplai, der er logget ind, kan læse med. Kun medlemmer kan skrive, og man bliver medlem ved invitation.
• Offentlig: Som Begrænset, men kommunale medarbejdere og komplai kan selv blive medlem.

Gæster kan kun se de grupper, de er medlem af. Ingen kan se indholdet i en gruppe uden at være logget ind på townhall.

4.5At gøre en gruppe mere åben

I en emnegruppe kan ejeren og moderatorerne gøre gruppen mere åben. I et kommune-rum kan kun ejeren gøre det, og først når rummet har mindst 3 medlemmer, og ejeren har haft rummet i 14 dage.

Den, der åbner gruppen, skal vælge, om kun indhold fra nu af bliver synligt, eller om alt tidligere indhold også bliver det. Ændringen står i gruppen med dato og navn.

Gøres en gruppe mere lukket, gælder det med det samme. Et downloadlink, der allerede er udleveret, virker dog i op til 5 minutter.

4.6Gæster i en gruppe

I et kommune-rum kan kun ejeren invitere gæster, og først når rummet opfylder betingelserne i 4.5. I en emnegruppe kan ejeren og moderatorerne invitere gæster, når gruppen er mindst 24 timer gammel. En gæst ser kun gruppens indhold fra det tidspunkt, gæsten kom ind, medmindre ejeren har givet lov til mere. Alle medlemmer kan se, hvor mange gæster der er i gruppen.

4.7Gruppens egne regler

En gruppe kan have sine egne regler, fx i sin beskrivelse. De kan gøre det strengere, men de kan ikke tilsidesætte vilkårene eller retningslinjerne.

4.8Administratorer hos komplai

komplai har administratorer. De behandler sager, som gruppernes moderatorer sender videre, anmeldelser af ulovligt indhold, klager over afgørelser og anmodninger om at flytte ejerskab. For hvad de kan se, gælder:

• komplai læser ikke med i private grupper og læser ikke private beskeder. De eneste undtagelser står nedenfor.
• komplai kan se navn, ejer og antal medlemmer for alle grupper, også de private, men ikke det, der bliver delt i dem.
• Når nogen har anmeldt ét bestemt indhold i en privat gruppe eller en privat besked, og sagen er sendt videre til komplai, eller når nogen klager over en afgørelse, kan en administrator hos komplai åbne netop det ene indhold: et indlæg uden dets kommentarer, en enkelt kommentar, en enkelt fil eller en enkelt besked. Aldrig en hel tråd eller en hel samtale. Hver gang det sker, bliver det logget, og for indhold i en gruppe står det i gruppens egen moderationslog.
• Holder det automatiske tjek en fil tilbage i en privat gruppe, ser komplai kun uddrag af filen, hvis gruppens moderatorer sender den videre til komplai, eller hvis den, der har uploadet filen, er gruppens eneste moderator og selv beder komplai om at gennemse den.
• I grupper, der er Begrænset eller Offentlig, kan administratorerne hos komplai moderere på lige fod med gruppens egne moderatorer, også tilbageholdte filer.
• Derudover ser komplai kun indhold, når loven kræver det, fx ved en retskendelse, eller når det er nødvendigt for at undersøge og afhjælpe et sikkerhedsbrud.

5.Dit ansvar

5.1Del kun det, du må

Du er selv ansvarlig for det, du deler. Del kun det, som din organisation må og vil dele, og som du har ret til at dele.

5.2Tavshedspligt og fortrolighed gælder også her

Regler om tavshedspligt, fortrolighed, aktindsigt og databeskyttelse gælder også, når du bruger townhall. At noget teknisk kan deles her, betyder ikke, at du må dele det.

5.3Det automatiske tjek er et sikkerhedsnet

Det automatiske tjek af filer (afsnit 8) er et sikkerhedsnet, ikke en godkendelse. At en fil er tjekket, betyder ikke, at den er fri for personoplysninger eller må deles. Fjern oplysninger om borgere, før du uploader.

5.4Hvis du deler noget ved en fejl

Slet det med det samme, eller anmeld det, og fortæl det til din kommunes databeskyttelsesrådgiver (DPO). Se også retningslinjerne.

6.Det må du ikke dele

Du må ikke dele følgende på townhall, hverken i indlæg, kommentarer, filer, filnavne, beskrivelser, beskeder, tags eller din profil:

6.1Oplysninger om borgere

Personoplysninger om borgere og andre privatpersoner, fx navne, CPR-numre, adresser, telefonnumre eller oplysninger fra en sag. Det gælder også, når en person kan genkendes uden navn. Anonymisér først.

6.2Følsomme oplysninger

Følsomme oplysninger om nogen, også om kolleger: helbred, etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsforhold, seksuelle forhold, strafbare forhold og andre oplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 og 10 og databeskyttelseslovens § 8.

6.3Fortrolige oplysninger

Oplysninger, der er fortrolige efter lovgivningen, herunder oplysninger omfattet af tavshedspligt efter forvaltningslovens § 27 og straffelovens § 152, og oplysninger, din organisation har besluttet ikke at offentliggøre.

6.4Sikkerhedsfølsomme oplysninger

Oplysninger, der kan skade informationssikkerheden eller den fysiske sikkerhed, fx adgangskoder og adgangsnøgler, sårbarheder, der ikke er lukket, detaljerede netværks- og systemoplysninger og beredskabsplaner, der ikke er offentlige.

6.5Fortrolige udbuds- og forretningsoplysninger

Fortrolige oplysninger fra udbud og tilbud, fx tilbudspriser og -vilkår, der ikke er offentlige, og andres forretningshemmeligheder.

6.6Andres materiale

Materiale, som andre har ophavsret til, uden at du har lov til at dele det.

6.7Krænkende og strafbart indhold

Indhold, der er strafbart, fx uberettiget videregivelse af oplysninger eller billeder om andres private forhold (straffelovens § 264 d), hadefulde udtalelser (§ 266 b) og ærekrænkelser (§ 267).

6.8Skadelig kode

Virus, makroer og anden kode, der kan skade andres udstyr, systemer eller data.

6.9Reklame og salg

Reklame og salgsopslag for egne eller din arbejdsgivers produkter og ydelser. Faktuelle erfaringer med leverandører og produkter er velkomne, se retningslinjerne.

6.10At udgive sig for en anden

At udgive dig for at være en anden person eller at repræsentere en organisation, du ikke repræsenterer.

6.11Chikane og personangreb

Chikane, trusler, personangreb og nedsættende omtale af enkeltpersoner, og gentagen kontakt, som modtageren har frabedt sig.

6.12Spam og indhold uden for emnet

Gentagne eller automatiserede opslag og indhold, der tydeligvis ikke hører hjemme i gruppen.

7.Rettigheder og licens

7.1Du beholder dine rettigheder

Du eller din organisation beholder ophavsretten til det, du deler. Når du deler noget, bekræfter du, at du har ret til at dele det på townhall på de vilkår, der står her.

7.2Den ret, du giver komplai

Du giver komplai en ikke-eksklusiv og vederlagsfri ret til at opbevare, kopiere, konvertere, tjekke og vise det, du deler, for de brugere, der har adgang til det. Retten gælder kun, så længe det er nødvendigt for at drive townhall. Den ophører, når indholdet er slettet, bortset fra sikkerhedskopier, som slettes efter højst 12 måneder.

7.3townhall-licens

Medmindre andet er valgt ved en fil, må andre med adgang til indholdet bruge, kopiere og tilpasse det til deres egen organisations opgaver. De må ikke sælge det eller give andre en licens til det som deres eget.

7.4Andre licenser for filer

Når du uploader en fil, kan du i stedet vælge:

• CC BY 4.0: Alle må bruge og tilpasse filen, når de nævner, hvor den kommer fra.
• CC0 1.0: Filen er fri til alle uden krav om kildeangivelse.
• Kun til orientering: Filen må læses, men ikke genbruges uden aftale med den, der har delt den.

7.5Når en fil fjernes

Fjernes en fil, kan ingen hente den længere. Det ændrer ikke de rettigheder, andre allerede har fået til kopier, de har hentet. En licens efter CC BY 4.0 eller CC0 1.0 kan ikke trækkes tilbage for kopier, der allerede er hentet.

8.Tjek og moderation

Afsnittet her beskriver, hvordan indhold bliver tjekket og modereret, og hvilke indgreb der kan ske.

8.1Det automatiske tjek af filer

Alle filer bliver tjekket automatisk, før andre kan hente dem. Tjekket kører på komplais egne servere. Det leder efter tegn på personoplysninger i teksten og i sidehoveder og -fødder, fodnoter, kommentarer, sporede ændringer, metadata, filnavnet og beskrivelsen.

8.2Hvad holder en fil tilbage

En fil bliver holdt tilbage, når tjekket finder:

• et CPR-nummer, en fødselsdato, et pas- eller kørekortnummer, et betalingskortnummer eller en adgangsnøgle
• en privat mailadresse, fx på gmail.com eller hotmail.com
• et navn, en adresse, et kontonummer eller et medarbejdernummer, der står tæt på ord, der tyder på en borger, fx borger, ansøger, klager, patient eller elev
• omtale af helbred, straffesager eller andre følsomme forhold tæt på et navn

En fil bliver også altid holdt tilbage, når den ikke kan tjekkes helt: billeder, scannede sider uden tekst, krypterede filer, indlejrede objekter, PDF'er med JavaScript, filer, der er for store eller beskadigede, og når tjekket ikke virker.

8.3Hvad ikke i sig selv holder en fil tilbage

Arbejdsmails, telefonnumre, CVR-numre, webadresser, IP-adresser, organisationsnavne og navne uden tegn på, at det drejer sig om en borger, fx i en underskrift.

8.4Tjekkets grænser

• Tjekket kan ikke læse tekst i billeder.
• Filerne bliver ikke virusscannet. Filer med makroer og gamle Office-formater som .doc kan ikke deles.
• Helbredsoplysninger og andre følsomme forhold bliver ikke fundet pålideligt.
• En borger, der kun er nævnt ved navn uden andre spor, bliver ikke altid fundet.
• Indlæg, kommentarer og beskeder bliver kun tjekket for CPR-numre og lignende numre, fødselsdatoer og private mailadresser, og ikke for navne.

Derfor er anmeldelser og moderatorernes vurdering en vigtig del af sikkerheden.

8.5Når en fil bliver holdt tilbage

Så kan kun den, der har uploadet filen, og gruppens ejer og moderatorer se den, i grupper, der er Begrænset eller Offentlig, også administratorerne hos komplai. En moderator, der ikke selv har uploadet filen, ser, hvad tjekket fandt, og frigiver eller afviser filen med en begrundelse. En afvist fil bliver slettet. Har ingen taget stilling efter 30 dage, bliver filen afvist automatisk. Moderatorerne kan sende sagen videre til komplai, og er den, der har uploadet filen, gruppens eneste moderator, går den til komplai af sig selv.

8.6Mennesker vurderer

Anmeldelser bliver vurderet af mennesker: af gruppens ejer og moderatorer og af administratorer hos komplai, når det gælder sager, moderatorerne sender videre, anmeldelser af ulovligt indhold og klager. Vi træffer ikke automatiske afgørelser om anmeldelser. Ud over det automatiske tjek af filer og tekst (8.2 og 8.4) er de eneste automatiske afgørelser, at en tilbageholdt fil bliver afvist, når ingen har taget stilling til den i tide (8.5), og at en konto, der ikke er brugt længe, bliver slettet (9.4).

8.7Mulige indgreb

• fjerne et indlæg, en kommentar, en fil eller en besked
• låse en tråd for nye kommentarer
• afvise eller slette en fil eller en version af den
• fjerne et medlem fra en gruppe eller udelukke medlemmet for en periode eller permanent
• suspendere en konto for en periode eller indtil videre
• arkivere en gruppe eller gøre den privat

8.8Begrundelse

Begrænser vi eller en moderator dit indhold eller din konto, får du en begrundelse ved indholdet og én mail. Den fortæller, hvad der er gjort og hvor længe, hvad der udløste det, om automatiske midler var involveret, hvilken regel i vilkårene eller hvilken lov afgørelsen bygger på, og hvordan du klager. Tilbageholdelser fra det automatiske tjek er mærket som automatiske.

8.9Moderationslog

Indgreb bliver skrevet i gruppens moderationslog, som gruppens ejer og moderatorer kan se. Loggen viser ikke, hvem der har anmeldt noget.

8.10Klage over en afgørelse

Du kan klage over en afgørelse inden for 183 dage (cirka 6 måneder) via linket i mailen eller under Mine anmeldelser. Klagen bliver behandlet af en administrator hos komplai, som ikke selv traf afgørelsen. Fjernet indhold bliver gemt i 183 dage (cirka 6 måneder), så en klage kan føre til, at det kommer tilbage. En afvist fil kan dog ikke gendannes.

[JURIDISK GENNEMSYN] Klageadgangen følger retsakten om digitale tjenester, artikel 20. Om den er en pligt for os, afhænger af, om komplai er en mikro- eller lille virksomhed.

Du kan også klage til Digitaliseringsstyrelsen eller Datatilsynet og gå til domstolene. Se kontaktsiden.

8.11Omhu og proportionalitet

Vi og gruppernes moderatorer skal håndhæve vilkårene omhyggeligt, objektivt og forholdsmæssigt og tage hensyn til ytringsfriheden og de andre rettigheder, som alle berørte har.

9.Suspension og ophør

9.1Suspension

Vi kan suspendere din konto for en periode eller indtil videre, hvis du groft eller gentagne gange bryder vilkårene eller retningslinjerne, eller hvis det er nødvendigt for at beskytte andre eller townhall. Du bliver logget ud overalt og kan ikke logge ind, mens suspensionen gælder. Du får en begrundelse med et link, så du kan klage uden at logge ind.

9.2Udelukkelse fra en gruppe

En gruppes ejer og moderatorer kan fjerne og udelukke medlemmer fra gruppen. Bliver du fjernet fra din kommunes rum, kommer du ikke automatisk ind igen.

9.3Du kan altid stoppe

Du kan når som helst slette din konto på din profil. Du vælger, om kun dit navn bliver fjernet, eller om dit indhold også bliver slettet. Ejer du en gruppe, skal du først overdrage ejerskabet.

9.4Konti, der ikke bruges

Har du ikke logget ind i 24 måneder, sletter vi din konto uden at skrive til dig først. Dit indhold bliver stående uden dit navn. Ejer du en gruppe, bliver kontoen stående, indtil ejerskabet er flyttet.

9.5Hvis townhall lukker

Vi kan lukke townhall. Vi giver besked i townhall, før det sker, så du kan nå at hente det, du selv har delt.

10.Tjenesten

10.1Gratis og som den er

townhall er gratis. Vi stiller townhall til rådighed, som den er. Vi lover ikke, at den altid er tilgængelig eller fejlfri, og der er ingen servicegaranti.

10.2Ikke et journal- eller arkivsystem

townhall er ikke et journal-, sags- eller arkivsystem. Dokumenter, som din organisation skal gemme, hører hjemme i jeres egne systemer.

10.3Ændringer i tjenesten

Vi kan ændre, tilføje og fjerne funktioner i townhall.

10.4Mails fra townhall

Nogle mails får du altid: login-links, invitationer, begrundelser for afgørelser, der vedrører dig, og kvitteringer for anmeldelser. Mails om notifikationer — den daglige mail og det ugentlige overblik — kan du slå fra med ét klik i mailen eller under Profil → Notifikationer.

11.Ansvar

11.1Indirekte tab og andres indhold

Vi er ikke ansvarlige for indirekte tab, fx tabt arbejdstid eller tabte data, eller for det, andre brugere deler.

11.2Vi opbevarer indhold for brugerne

Vi opbevarer det, brugerne deler. Vi er ikke ansvarlige for det, så længe vi ikke ved, at det er ulovligt, og vi fjerner det hurtigt, når vi får kendskab til det (retsakten om digitale tjenester, artikel 6).

11.3Grænser for ansvarsbegrænsningen

Intet i vilkårene begrænser vores ansvar for forsæt eller grov uagtsomhed, eller hvor ufravigelige regler gælder.

11.4Ingen skadesløsholdelse

Vi kræver ikke, at du eller din arbejdsgiver holder os skadesløse for krav fra andre.

12.Roller efter databeskyttelsesreglerne

12.1komplai er dataansvarlig

komplai er selvstændig dataansvarlig for de personoplysninger, der bliver behandlet på townhall, fx konti, indhold og logs. Se privatlivspolitikken.

12.2Ingen databehandleraftale

Vi er ikke databehandler for din kommune og tilbyder ikke en databehandleraftale. Derfor er det ikke tilladt at dele borgeres personoplysninger eller følsomme oplysninger på townhall (6.1 og 6.2).

[JURIDISK GENNEMSYN] Rollefordelingen, når en bruger alligevel deler oplysninger om borgere i strid med vilkårene, skal vurderes.

13.Ændringer i vilkårene

13.1Ny version

Vi kan ændre vilkårene og retningslinjerne. En ny version bliver vist i townhall, og den gælder for dig, fra du har accepteret den. Du bliver bedt om at acceptere den, næste gang du bruger townhall. Vil du ikke acceptere, kan du slette din konto.

13.2Tidligere versioner

Tidligere versioner af vilkårene og retningslinjerne kan læses på /vilkaar/versioner.

14.Lovvalg og værneting

14.1Dansk ret

Vilkårene er underlagt dansk ret. Københavns Byret er værneting, medmindre ufravigelige regler siger andet.

15.Kontakt

15.1Skriv til os

Skriv til townhall@komplai.dk. Kontaktpunkter efter retsakten om digitale tjenester, og hvordan du anmelder indhold, står på kontaktsiden.