Privatlivspolitik for townhall

Version 1 · gælder fra 16. sep. 2026

1.Dataansvarlig

Dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles på townhall, er:

Virksomhed: Progressify ApS (binavn: komplai ApS)
CVR-nummer: 40351981
Adresse: Stampesgade 4, 5. th., 1702 København V
E-mail: townhall@komplai.dk

I privatlivspolitikken betyder "vi", "os" og "komplai" Progressify ApS (binavn: komplai ApS).

Har du spørgsmål til, hvordan vi behandler dine oplysninger, så skriv til townhall@komplai.dk. Politikken her gælder for townhall.komplai.dk. Hjemmesiden komplai.dk har sin egen.

2.Hvilke oplysninger vi behandler

Din konto. Din mailadresse og dens domæne, den kommune eller organisation, domænet hører til, og om du er kommunal medarbejder, gæst eller fra komplai. Dit navn, din jobtitel, hvis du har skrevet en, hvilke versioner af vilkårene og retningslinjerne du har accepteret og hvornår, og hvornår du sidst har logget ind. Skifter du navn, gemmer vi det gamle og det nye navn i en log.

Gæster. Når nogen inviterer dig som gæst, behandler vi din mailadresse, hvem der inviterede dig, til hvilken gruppe, en eventuel besked i invitationen, og om du må se gruppens tidligere indhold.

Det, du deler. Indlæg, kommentarer, filer og deres versioner med filnavn, beskrivelse, ændringsnote og licens. Dine stemmer, de tags, du sætter, dine grupper og din rolle i dem.

Private beskeder. Beskederne, hvem der deltager i samtalen, hvornår du sidst har læst den, og hvem du har blokeret.

Notifikationer. Når der sker noget, der vedrører dig, gemmer vi en henvisning til det, fx at der er kommet en kommentar på et bestemt indlæg. Vi gemmer ikke en kopi af teksten. Vi gemmer også, om du har læst notifikationen, om den har været med i en mail, hvilke grupper og tråde du følger eller har slået fra, dine valg om mails, og hvornår du sidst afmeldte en mail via et link. Når du bliver nævnt i et indlæg eller en kommentar, gemmer vi, hvem der nævnte dig hvor.

Moderation. Anmeldelser og deres begrundelse, afgørelser og begrundelserne for dem, klager, udelukkelser fra grupper og suspenderede konti. Anmelder nogen indhold via formularen på /anmeld, behandler vi også deres forklaring og link og, hvis de har oplyst det, deres navn, mailadresse og relation til indholdet.

Det automatiske tjek af filer. Hvilke typer fund tjekket har gjort, hvor i filen de står, og hvor sikkert fundet er. Vi gemmer ikke den tekst eller de værdier, tjekket har fundet. Vi gemmer kun en kontrolsum af tekstafsnittene, beskyttet med en hemmelig nøgle, så vi kan se, at filen er uændret, før en moderator får vist et uddrag.

Downloads. Hvem der har hentet hvilken fil og hvornår. Loggen vises ikke for andre brugere. Vi bruger den, hvis det viser sig, at en fil ikke burde have været delt.

Tekniske logs. Ved login gemmer vi en kontrolsum af mailadressen beskyttet med en hemmelig nøgle, domænet, den del af din IP-adresse, der angiver netværket (IPv4 /24 eller IPv6 /48), og hvad der skete, fx at der blev sendt et link, eller at forsøget blev afvist. Serverens logs indeholder tidspunkt, sidens adresse uden parametre, status og svartid, men ikke IP-adresser, mailadresser eller filnavne.

Mails. Vi sender login-links, invitationer, begrundelser, kvitteringer og mails om notifikationer. Alle mails andre end login-links ligger i kø hos os, indtil de er sendt. Køen indeholder modtageren og de oplysninger, mailen bygges af, men ikke indholdet af det, du har delt, og for en mail om notifikationer kun henvisninger til det, mailen handler om. En mail om notifikationer bygges først, når den sendes, og viser gruppenavne og navne på dem, der har skrevet, og titler på indlæg og filnavne, men ikke fra private grupper, men aldrig selve teksten i indlæg, kommentarer eller beskeder.

Cookies og lokal lagring. Se afsnit 11.

3.Hvorfor vi behandler oplysningerne, og vores grundlag

Konto, login og selve tjenesten. At give dig en konto, logge dig ind og vise dig og andre det, der deles i de grupper, I har adgang til. Grundlaget er aftalen med dig, altså vilkårene (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
Invitationer til personer uden konto. Mailadressen kommer fra den, der inviterer. Grundlaget er vores og medlemmernes legitime interesse i at kunne invitere samarbejdspartnere til en gruppe (artikel 6, stk. 1, litra f). Invitationen fortæller, hvem vi er, hvor adressen kommer fra, og hvor denne politik findes (artikel 14).
Det automatiske tjek af filer. Grundlaget er vores legitime interesse i at beskytte borgere og brugere mod, at personoplysninger bliver delt ved en fejl (artikel 6, stk. 1, litra f).
Oplysninger, der ikke måtte være delt. Tjekket og moderatorerne kan komme til at behandle CPR-numre og følsomme oplysninger (artikel 9 og 10), som nogen har uploadet i strid med vilkårene. Vi behandler dem kun for at holde filen tilbage, få den vurderet og slette den. [JURIDISK GENNEMSYN] Grundlaget for denne behandling skal vurderes og står derfor ikke her som afgjort.
Sikker drift. At begrænse antallet af login-mails, føre logs, tage sikkerhedskopier og opdage misbrug. Grundlaget er vores legitime interesse i at drive tjenesten sikkert (artikel 6, stk. 1, litra f).
Anmeldelser, begrundelser og myndigheder. At behandle anmeldelser af ulovligt indhold, give begrundelser for afgørelser og svare myndigheder. Grundlaget er vores retlige forpligtelser efter retsakten om digitale tjenester, forordning (EU) 2022/2065 (artikel 6, stk. 1, litra c).
Moderation efter vilkårene, klager og download-loggen. Grundlaget er vores legitime interesse i en tryg deleplads og i at kunne håndtere en fil, der ikke burde være delt (artikel 6, stk. 1, litra f). [JURIDISK GENNEMSYN] Om klageadgangen også er en retlig forpligtelse, afhænger af, om komplai er en mikro- eller lille virksomhed efter retsakten om digitale tjenester.
Notifikationer i townhall. At fortælle dig om svar, omtaler, beskeder og det, du følger. Grundlaget er aftalen med dig (artikel 6, stk. 1, litra b).
Den daglige mail om notifikationer. En samlet mail om morgenen på hverdage, når der er nyt til dig. Grundlaget er vores legitime interesse i, at medlemmerne ikke går glip af det, der vedrører dem (artikel 6, stk. 1, litra f). Mailen er slået til fra start, og du kan slå den fra når som helst med ét klik i mailen eller under Profil → Notifikationer (artikel 21). Har du ikke logget ind i 60 dage, holder vi op med at sende den, indtil du logger ind igen. [JURIDISK GENNEMSYN] Om litra f rækker for en mail, der er slået til fra start.
Det ugentlige overblik. En mail mandag morgen med de mest populære nye indlæg og filer i dine grupper. Det er slået til fra start, og du kan slå det fra med ét klik i mailen eller under Profil → Notifikationer. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra f. Overblikket indeholder ingen markedsføring af komplai eller andre. Har du ikke logget ind i 60 dage, sender vi det ikke. [JURIDISK GENNEMSYN] Overblikket handler ikke om noget, der er sket for modtageren, og townhall er et gratis fællesskab, som komplai driver. Kræver et overblik, der er slået til fra start, forudgående samtykke efter markedsføringslovens § 10? Svaret er en indstilling, der kan ændres, uden at noget andet i townhall skal ændres.
Besked om afgørelser på dine anmeldelser. Når en sag, du har anmeldt i townhall, er afgjort, får du besked i townhall og i den daglige mail. Grundlaget er retsakten om digitale tjenester, artikel 16, stk. 5 (artikel 6, stk. 1, litra c).

Hvor grundlaget er vores legitime interesse, kan du gøre indsigelse mod behandlingen, se afsnit 9.

4.Hvem kan se hvad

Andre brugere ser dit navn, dit mærkat og din jobtitel ved alt, du deler, og på din profilside. Mærkatet er din kommune, "Gæst · domæne" eller "komplai". Andre ser kun det af dit indhold, som de selv har adgang til.
I en privat gruppe kan kun medlemmerne se indholdet.
En gruppe, der er Begrænset eller Offentlig, kan læses af alle kommunale medarbejdere og komplai, der er logget ind. Gøres en gruppe mere åben, vælger den, der gør det, om tidligere indhold også bliver synligt.
Gæster ser kun de grupper, de er medlem af, og kun andres profiler, når de er i en gruppe sammen.
Private beskeder kan kun ses af dem, der deltager i samtalen.
Gruppens ejer og moderatorer ser gruppens anmeldelser og moderationslog, tilbageholdte filer og det, det automatiske tjek fandt i dem, med korte uddrag. De ser ikke, hvem der har anmeldt.
Den, der har uploadet en tilbageholdt fil, ser, hvorfor den blev holdt tilbage, men ikke uddrag.

Hvad komplai kan se:

komplai læser ikke med i private grupper og læser ikke private beskeder. De eneste undtagelser står nedenfor.
komplai kan se navn, ejer og antal medlemmer for alle grupper, også de private, men ikke det, der bliver delt i dem.
Når nogen har anmeldt ét bestemt indhold i en privat gruppe eller en privat besked, og sagen er sendt videre til komplai, eller når nogen klager over en afgørelse, kan en administrator hos komplai åbne netop det ene indhold: et indlæg uden dets kommentarer, en enkelt kommentar, en enkelt fil eller en enkelt besked. Aldrig en hel tråd eller en hel samtale. Hver gang det sker, bliver det logget, og for indhold i en gruppe står det i gruppens egen moderationslog.
Holder det automatiske tjek en fil tilbage i en privat gruppe, ser komplai kun uddrag af filen, hvis gruppens moderatorer sender den videre til komplai, eller hvis den, der har uploadet filen, er gruppens eneste moderator og selv beder komplai om at gennemse den.
I grupper, der er Begrænset eller Offentlig, kan administratorerne hos komplai moderere på lige fod med gruppens egne moderatorer, også tilbageholdte filer.
Derudover ser komplai kun indhold, når loven kræver det, fx ved en retskendelse, eller når det er nødvendigt for at undersøge og afhjælpe et sikkerhedsbrud.

Administratorerne hos komplai kan desuden se brugernes mailadresser, hvem der har anmeldt noget, og hvilke maildomæner der er blevet afvist ved login.

5.Databehandlere og overførsler

Hetzner Online GmbH, Tyskland, driver de servere i Falkenstein i Tyskland, hvor townhall, databasen og filerne ligger. Sikkerhedskopier af databasen ligger krypteret i Hetzners lager.
Resend, Inc., USA, sender vores mails: login-links, invitationer, begrundelser for afgørelser, kvitteringer for anmeldelser og mails om notifikationer. Resend får modtagerens mailadresse og mailens indhold. Overførslen til USA sker efter EU-U.S. Data Privacy Framework og EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. [JURIDISK GENNEMSYN] Resends certificering, databehandleraftalen og den region, mailene sendes fra, skal bekræftes.
GitHub, Inc., USA, kører det job, der hver nat tager sikkerhedskopien. Databasen passerer igennem jobbet og bliver krypteret dér, før kopien gemmes hos Hetzner. [JURIDISK GENNEMSYN] Overførslen skal vurderes, eller kopien skal krypteres, før den forlader serveren.

Det automatiske tjek kører på komplais egne servere. Filer og tekst bliver ikke sendt til en AI-tjeneste hos andre.

townhall henter ikke skrifttyper fra Google eller andre, bruger ingen statistik- eller analyseværktøjer og viser ikke billeder fra andre websteder. Et billede i et indlæg vises som et link.

6.Hvor længe vi gemmer oplysningerne

Oplysning	Hvor længe
Din konto	Så længe du har den. Har du ikke logget ind i 24 måneder, sletter vi kontoen uden at skrive til dig først. Ejer du en gruppe, bliver kontoen stående, indtil ejerskabet er flyttet.
Gæstekonto uden grupper og uden åben invitation	30 dage
Login-link	Udløber efter kort tid og slettes senest 24 timer efter, at det er udløbet.
At du er logget ind (session)	Udløber efter 14 dage uden brug og senest efter 30 dage.
Log over login-forsøg	90 dage
Tællere, der begrænser misbrug	48 timer
Indlæg, kommentarer, filer og beskeder	Så længe de er på townhall. Sletter du selv noget, fjerner vi indholdet med det samme.
Tidligere versioner af en fil	Så længe filen findes, eller indtil en moderator eller den, der uploadede versionen, fjerner den.
Indhold, en moderator har fjernet	183 dage (cirka 6 måneder) efter fjernelsen, så en klage kan nå at føre til, at det kommer tilbage. Er en klage åben, venter vi, til den er afgjort.
Tilbageholdt fil, som ingen har taget stilling til	Afvises efter 30 dage. En afvist fil slettes med det samme.
Slettede filer i fillageret	Op til 30 dage i lagerets versionshistorik, derefter er de væk.
Hvem der har hentet hvilken fil	365 dage
Notifikationer	Læste slettes 90 dage efter, at du har læst dem. Ulæste slettes efter 180 dage. De interne henvisninger, notifikationerne dannes ud fra, slettes 7 dage efter, at de er behandlet, og 30 dage efter, hvis de ikke kunne behandles.
Hvilke grupper og tråde du følger, og dine valg om mails	Så længe du har din konto. Følger du en tråd i en gruppe, du ikke længere kan læse, slettes det.
Omtaler (hvem der har nævnt hvem hvor)	Så længe indlægget eller kommentaren findes.
Mails i kø	30 dage efter, at mailen er sendt, sprunget over eller endeligt opgivet. Linket i en invitation fjernes, så snart mailen er sendt. Henvisningerne i en mail om notifikationer slettes sammen med mailen, også når mailen ikke blev sendt.
Invitationer	Udløbne og tilbagetrukne invitationer slettes 30 dage efter. Mailadressen på en accepteret invitation slettes 30 dage efter accepten.
Anmeldelser	Anmelderens navn og mailadresse slettes 3 år efter, at sagen er lukket.
Moderationslog	Slettes ikke, fordi den dokumenterer afgørelser og klager. Personoplysninger, der er skrevet i loggen ved en fejl, kan fjernes, og når en konto slettes, fjerner vi navnene i loggens registrering af navneskift. [JURIDISK GENNEMSYN] Opbevaringsperioden for loggen skal fastsættes.
Sikkerhedskopier af databasen	Op til 12 måneder
Serverens logs	Overskrives løbende, når logfilerne når en fast størrelse.

7.Det automatiske tjek af filer

Alle filer bliver tjekket automatisk, før andre kan hente dem. Tjekket leder efter tegn på personoplysninger, fx CPR-numre, fødselsdatoer, private mailadresser og navne eller adresser, der står tæt på ord som borger eller ansøger. Det læser også sidehoveder, fodnoter, kommentarer, metadata, filnavnet og beskrivelsen.

Finder tjekket noget, eller kan det ikke læse filen, bliver filen holdt tilbage. Så kan kun den, der har uploadet den, og gruppens ejer og moderatorer se den, indtil en moderator har frigivet eller afvist den.

Tjekket er et sikkerhedsnet og ikke en garanti. Det kan ikke læse tekst i billeder, det finder ikke altid helbredsoplysninger, og en borger, der kun er nævnt ved navn, bliver ikke altid fundet. Filerne bliver ikke virusscannet. Indlæg, kommentarer og beskeder bliver kun tjekket for CPR-numre og lignende numre, fødselsdatoer og private mailadresser. Se også vilkårenes afsnit 8.

8.Sletning og eksport

På din profil kan du hente en kopi af dine oplysninger og slette din konto. Når du sletter, vælger du, om vi kun fjerner dit navn, så dit indhold står som "Tidligere medlem" med din kommune, eller om vi også sletter dit indhold. Ejer du en gruppe, skal du først overdrage ejerskabet.

Når du sletter din konto, sletter vi også dine notifikationer, dine valg om mails, hvad du følger, og mails om notifikationer, der ikke er sendt endnu. Har andre nævnt dig med @ i noget, de har skrevet, erstatter vi dit navn dér med "Tidligere medlem" eller "Tidligere gæst".

Vil du have hjælp til noget andet, så skriv til townhall@komplai.dk. Vi svarer senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse.

9.Dine rettigheder

Du har ret til at få at vide, hvilke oplysninger vi har om dig (indsigt), få forkerte oplysninger rettet, få oplysninger slettet, få behandlingen begrænset, få dine oplysninger udleveret i et almindeligt format (dataportabilitet) og gøre indsigelse mod behandling, der bygger på vores legitime interesse. Der kan være undtagelser, fx når vi skal gemme en afgørelse.

Mod mails om notifikationer gør du indsigelse med afmeldingslinket i mailen eller under Profil → Notifikationer. Det virker med det samme.

Skriv til townhall@komplai.dk, hvis du vil bruge dine rettigheder.

Er du utilfreds med, hvordan vi behandler dine oplysninger, kan du klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk, datatilsynet.dk.

10.Har du delt noget ved en fejl?

Slet det med det samme, eller anmeld det, hvis det er andres indhold.
Er det en fil med flere versioner, så fjern også de tidligere versioner, eller bed en moderator om det.
Fortæl det til din kommunes databeskyttelsesrådgiver (DPO). Kommunen vurderer, om der er tale om et brud på persondatasikkerheden, som skal anmeldes.
Skriv til townhall@komplai.dk, hvis du har brug for hjælp til at få noget fjernet, eller hvis du vil vide, hvem der har hentet en fil.

Slettede filer kan ligge i fillagerets versionshistorik i op til 30 dage og i sikkerhedskopier i op til 12 måneder. Sikkerhedskopierne bruges kun, hvis vi skal genskabe tjenesten efter et nedbrud.

11.Cookies

townhall bruger kun cookies, der er nødvendige for, at du kan logge ind og bruge tjenesten. Derfor beder vi ikke om samtykke og viser ikke en cookiebjælke.

townhall.session holder dig logget ind. Den gælder, indtil du logger ud, og højst i 30 dage.
townhall.csrf beskytter login mod forfalskede forespørgsler. Den slettes, når du lukker browseren.
townhall.callback-url husker, hvilken side du skal tilbage til efter login. Den slettes, når du lukker browseren.

På townhall.komplai.dk hedder cookierne det samme med "__Host-" foran, fordi de kun må sendes over en sikker forbindelse til netop den adresse.

Vælger du lyst eller mørkt tema, gemmer din browser valget lokalt under navnet "theme". Det bliver ikke sendt til os.

12.Ændringer

Vi opdaterer politikken, når vi ændrer, hvordan vi behandler oplysninger. Versionen og datoen står øverst på siden. Væsentlige ændringer fortæller vi om i townhall.