Retningslinjer for townhall

1.Om retningslinjerne

townhall er et sted, hvor kolleger i landets kommuner deler det, de har lavet, og spørger hinanden til råds. Retningslinjerne her beskriver, hvordan vi gør det ordentligt. De er en del af vilkårene, som du har accepteret.

townhall drives af:

• Virksomhed: Progressify ApS (binavn: komplai ApS)
• CVR-nummer: 40351981
• Adresse: Stampesgade 4, 5. th., 1702 København V
• E-mail: townhall@komplai.dk

2.Vær dig selv

Brug dit rigtige navn, og skriv som den fagperson, du er. Du taler på egne vegne, medmindre du skriver, at du taler for din kommune.

Del ikke dit login med andre. Er I flere, der vil bruge townhall, så log ind hver for sig.

3.Del aldrig borgeres oplysninger

Oplysninger om borgere hører ikke hjemme her. Det gælder navne, CPR-numre, adresser, sagsnumre og detaljer fra en sag.

• Anonymisér, før du deler: fjern navne, numre, adresser og datoer, der peger på en person.
• En borger kan genkendes uden navn. En sjælden diagnose, en lille by og en dato kan være nok. Kan nogen regne ud, hvem det er, tæller det som persondata.
• Tjek også sidehoveder, fodnoter, kommentarer, sporede ændringer og dokumentegenskaber. Oplysningerne gemmer sig ofte der.
• Brug opdigtede eksempler, når du vil vise, hvordan en skabelon bruges.

Det automatiske tjek af filer er et sikkerhedsnet. Det fanger ikke alt, og det fritager dig ikke for at tjekke selv.

4.Kolleger og andre personer

Det er fint at nævne en kollega, der har lavet et godt stykke arbejde, eller en kontaktperson i en anden kommune. Omtal ikke kolleger, borgere eller leverandørers medarbejdere på en måde, du ikke ville stå ved, hvis de læste med.

Del aldrig oplysninger om nogens helbred, sygefravær, personalesager eller private forhold.

5.Fortroligt og sikkerhed

• Del ikke dokumenter, der er fortrolige eller undtaget fra aktindsigt.
• Del ikke adgangskoder, adgangsnøgler, interne IP-adresser, sårbarheder, der ikke er lukket, eller detaljerede beskrivelser af jeres sikkerhedsopsætning.
• Er du i tvivl, så spørg din leder eller jeres informationssikkerhedsansvarlige, før du deler.

6.Del kun det, I må dele

Del det, din kommune har lavet og er villig til at dele: skabeloner, kravspecifikationer, politikker, procesbeskrivelser og erfaringer. Materiale, som en leverandør eller en konsulent har ophavsret til, må kun deles, hvis I har lov.

Vælg licens, når du uploader en fil. Er du usikker, så vælg Kun til orientering.

7.Leverandører og produkter

Erfaringer med leverandører og produkter er noget af det mest værdifulde, vi kan dele. Det gælder især i samlingen Leverandørvurderinger i gruppen AI + politik og i gruppen Anbefalinger. Gør det ordentligt:

• Hold fakta og holdning adskilt. Skriv, hvad I har oplevet, og hvornår, og marker, hvad der er jeres vurdering.
• Del ikke priser, rabatter eller kontraktvilkår, der er fortrolige.
• Ingen reklame. Arbejder du for en leverandør, må du ikke gøre reklame for jeres produkter.
• Oplys det, hvis du har en interesse i sagen, fx hvis du selv har været med til at vælge leverandøren eller arbejder for en konkurrent. Det gælder også medarbejdere hos komplai.
• Skriv om produkter og ydelser, ikke om navngivne medarbejdere hos leverandøren.

8.God tone

• Vær venlig og konkret. Vi er kolleger, også når vi er uenige.
• Kritisér løsninger, ikke personer.
• Chikane, trusler, nedsættende omtale og personangreb er ikke tilladt.
• Husk, at det, du skriver, står ved dit navn og din kommune.

9.Hold det relevant

• Del i den gruppe, hvor indholdet hører hjemme, og læg filer i den rigtige samling.
• Søg, før du spørger. Måske er spørgsmålet stillet før.
• Giv filer et navn og en beskrivelse, så andre kan finde dem og ved, hvad de får.
• Undgå at poste det samme flere steder.

10.Private beskeder

Private beskeder er til faglige henvendelser mellem kolleger. Del heller ikke borgeres oplysninger eller fortrolige oplysninger i en besked.

Respektér et nej. Du kan blokere en person, der skriver til dig, og du kan anmelde en besked.

11.Anmeld og moderatorer

Ser du noget, der bryder retningslinjerne eller vilkårene, så brug knappen Anmeld ved indholdet. Anmeldelsen går til gruppens moderatorer. Moderatorerne kan ikke se, hvem der har anmeldt.

Hver gruppe har en ejer og kan have moderatorer. De holder øje med gruppen, frigiver eller afviser tilbageholdte filer og kan sende sager videre til komplai. Anmeld ulovligt indhold via /anmeld, hvis du ikke kan bruge knappen.

12.Har du delt noget ved en fejl?

• Slet det med det samme. Er det en fil med flere versioner, så fjern også de tidligere versioner.
• Kan du ikke selv slette det, så anmeld det, og skriv hvorfor.
• Fortæl det til din kommunes databeskyttelsesrådgiver (DPO). Kommunen vurderer, om det skal anmeldes som et brud på persondatasikkerheden.
• Skriv til townhall@komplai.dk, hvis du har brug for hjælp.

13.Konsekvenser

Bryder indhold retningslinjerne eller vilkårene, kan det blive fjernet. Ved gentagne eller grove brud kan du blive udelukket fra en gruppe eller få din konto suspenderet.

Du får altid en begrundelse og kan klage over afgørelsen. Se vilkårenes afsnit 8 og 9.

14.Tjekliste for moderatorer

• Hold dig til vilkårene og retningslinjerne, ikke til din personlige smag.
• Borgeres oplysninger først: fjern indhold med persondata om borgere, før du gør noget andet.
• Gennemse selv, hvad tjekket har fundet, før du frigiver en tilbageholdt fil. Du kan ikke frigive dine egne filer.
• Afgør ikke sager om dit eget indhold eller om dig selv. Send dem videre.
• Skriv en kort og saglig begrundelse. Gentag aldrig personoplysninger fra indholdet i begrundelsen, fordi den bliver sendt på mail og gemt i loggen.
• Vælg det mildeste indgreb, der løser problemet.
• Er du i tvivl, eller mener du, at indholdet er ulovligt, så send sagen videre til komplai.
• Lukker du gruppen mere, så gennemgå medlemslisten bagefter.